Was ein Out-of-Stock tatsächlich kostet (Mit der Berechnung, die Ihr System nicht erfasst)

TLDR

Out-of-Stocks (OOS) kosten mehr als nur entgangene Umsätze. Dieser Beitrag analysiert die realen finanziellen Auswirkungen: unmittelbarer Verlust an Bruttogewinn, Schädigung des Customer Lifetime Value, Margenerosion durch Eilaufträge, Händlerstrafen und Chargebacks sowie Wettbewerbsnachteile. Er enthält Formeln zur Berechnung Ihrer tatsächlichen Kosten pro Stockout und ein Framework zur Bestimmung optimaler Sicherheitsbestände. Die Kernerkenntnis: Ein einziger 10-tägiger Stockout eines Produkts, das 50 Einheiten/Tag für 50 € verkauft, kann über 60.000 € kosten, wenn man Faktoren einbezieht, die Ihre GuV nicht zeigt. Für Marken im Einzelhandel oder auf Marktplätzen kommen Strafen und Listing-Risiken hinzu, die Ihre Buchhaltung nie erfasst.

Das Problem, das niemand kommen sieht

Ihr meistverkauftes Produkt ist seit gestern ausverkauft. Ihr Operations Manager sagt, in zwei Wochen ist es wieder da. Ihr Vertriebsteam bearbeitet bereits Beschwerden. Ihr Einkäufer bei REWE hat gerade eine E-Mail mit dem Betreff „DRINGEND“ geschickt.

Ihr CEO fragt: „Was kostet uns das?“

Die ehrliche Antwort? Wahrscheinlich mehr als Ihre gesamte Quartalsmarge für dieses Produkt.

Die meisten Unternehmen tracken nur den offensichtlichen Verlust – die Verkäufe, die sie nicht getätigt haben, während das Regal leer war. Aber das ist so, als würde man einen Eisberg nur an der Spitze messen. Der wahre Schaden entsteht unter der Wasseroberfläche, durch Kosten, die Ihr Buchhaltungssystem niemals erfasst. Und wenn Sie über den Einzelhandel oder Marktplätze verkaufen? Dann gibt es eine ganze Ebene von Strafen und Rückbelastungen (Chargebacks), die erst 60 bis 90 Tage später zuschlagen, wenn jeder den Stockout längst vergessen hat.

Ich zeige Ihnen, was ein Out-of-Stock tatsächlich kostet, inklusive der Formeln und der Logik hinter jeder Zahl. Nicht um Ihnen ein schlechtes Gewissen wegen Ihres Bestandsmanagements zu machen, sondern weil Sie andere Entscheidungen über Sicherheitsbestände treffen werden, sobald Sie die reale Mathematik dahinter sehen.

Die Ebenen der Out-of-Stock Kosten

Ebene 1: Der unmittelbare entgangene Verkauf

Das ist simpel. Wenn Sie normalerweise 50 Einheiten pro Tag für 50 € verkaufen und 10 Tage lang out-of-stock sind, verlieren Sie:

Formel: Entgangener Umsatz = Täglicher Absatz × Tage Out-of-Stock × Preis

Berechnung: 50 Einheiten/Tag × 10 Tage × 50 € = 25.000 €

Die meisten hören hier auf. Sie sehen 25.000 € Umsatzverlust, ziehen die Wareneinsatzkosten (COGS) ab und denken: „Okay, wir haben 10.000 € Marge verloren.“

Das ist nicht einmal ansatzweise der reale Wert.

Ebene 2: Der Kunde, den Sie nie wiedersehen

Nicht jeder Kunde wartet. Untersuchungen zeigen, dass 21–43 % der Kunden bei einem Wettbewerber kaufen, wenn ein Produkt nicht verfügbar ist (der genaue Prozentsatz hängt von der Kategorie und Einzigartigkeit ab).

Nehmen wir an, 30 % Ihrer Kunden gehen woanders hin. Das sind nicht nur 15 verlorene Verkäufe während dieses Stockouts. Es sind 150 Kunden, die vielleicht nie wiederkommen.

Formel: Verlorene Kunden = (Täglicher Absatz × Stockout-Tage × Abwanderungsrate)

Berechnung: (50 × 10 × 0,30) = 150 verlorene Kunden

Berechnen Sie nun den Lifetime Value dieser Kunden. Wenn Ihr Durchschnittskunde 4-mal pro Jahr über 3 Jahre kauft, bei einem durchschnittlichen Bestellwert (AOV) von 50 € und einer Marge von 40 %:

Formel: LTV = (Kauffrequenz × Jahre × AOV × Marge)

Berechnung: (4 × 3 × 50 € × 0,40) = 240 € pro Kunde

Gesamter LTV-Verlust: 150 Kunden × 240 € = 36.000 €

Ebene 3: Margenvernichtung durch Eilaufträge

Sie werden nicht auf den nächsten Container aus Asien warten. Sie werden dieses Produkt per Luftfracht einfliegen, um es schneller wieder auf Lager zu haben.

• Normale COGS: 20 € pro Einheit

• Luftfracht-Aufschlag: +8 € pro Einheit

• Gebühr für Eilproduktion: +2 € pro Einheit

• Neue COGS: 30 € pro Einheit

Sie verkaufen für 50 €, also ist Ihre Marge gerade von 60 % auf 40 % gefallen. Wenn Sie 500 Einheiten per Eilauftrag holen:

Formel: Margenverlust = (Einheiten × (Eil-COGS - Normale COGS))

Berechnung: 500 × (30 € - 20 €) = 5.000 € Zusatzkosten

Zudem erhöht dies Ihre durchschnittlichen COGS für diese Charge, was die Bestandsbewertung und die GuV des Quartals beeinflusst.

Ebene 4: Die Rabattspirale

Ihre Konkurrenten waren lieferfähig. Einige Ihrer Kunden sind dorthin abgewandert. Diese werden nun mit Retargeting-Anzeigen beworben. Um sie zurückzugewinnen, müssen Sie Rabatte gewähren. Nehmen wir an, Sie starten eine Kampagne mit 15 % Rabatt, um diese Kunden zurückzuholen:

Formel: Rabattkosten = (Verlorene Kunden × AOV × Rabatt % × Response-Rate)

Berechnung: 100 × 50 € × 0,15 × 0,40 = 300 €

Zuzüglich Werbebudget: ~2.000 €

Das ist ein kleinerer Posten, aber er summiert sich. Sie haben zudem gerade 60 Kunden (bei 40 % Response-Rate) darauf trainiert, auf den nächsten Rabatt zu warten.

Ebene 5: Die Steuer für operatives Chaos

Ihr Team verbringt Stunden mit der Bewältigung des Brandes:

• Kundenservice: 50 Beschwerden × 10 Min = 8,3 Stunden

• Operations: Koordination Eilauftrag = 5 Stunden

• Management: Notfall-Meetings = 6 Stunden

• Gesamt: 19,3 Stunden × durchschn. Lohnsatz (z. B. 50 €/Std) = 965 €

Hierbei sind die Opportunitätskosten für Aufgaben, die in dieser Zeit liegen blieben, noch nicht enthalten.

Ebene 6: Händler- und Channel-Strafen (Der stille Margenkiller)

Im Einzelhandel oder auf Marktplätzen lösen Stockouts Strafen aus, die erst 60–90 Tage später unter verschiedenen Buchungsposten vergraben auftauchen.

• Chargebacks und OTIF-Strafen: Händler wie REWE oder DM ziehen bei verpassten Lieferungen automatisch Beträge von Ihren Rechnungen ab.

• Verlorene Werbekostenzuschüsse (WKZ): Der Händler hat Ihre Kampagne geschaltet, während Sie OOS waren. Manche fordern den gesamten WKZ zurück.

• Reduzierung der Regalfläche: Nach 2–3 Stockouts reduziert der Category Manager Ihre Facings oder listet Sie ganz aus.

• Marketplace-Ranking-Absturz: Amazon und Zalando bestrafen OOS mit dem Verlust des Suchrankings und der Buy Box. Die Erholung dauert 6–10 Wochen.

• Scorecard-Schaden: Vendor-Scorecards bestimmen zukünftige Verhandlungen und Konditionen. Stockouts können längere Zahlungsziele und weniger Geschäft bedeuten.

Die tatsächlichen Kosten eines Out-of-Stocks

Addieren wir die direkt messbaren Kosten:

Ein 10-tägiger Stockout eines Produkts mit 50 Verkäufen pro Tag und 500 aktiven Kunden kostet Sie 62.000 € an direkt nachverfolgbaren Kosten.

Ihre GuV wird davon vielleicht 15.000 € zeigen.

Die Händlerstrafen aus Ebene 6 tauchen 60–90 Tage später auf, ohne klaren Bezug zum Stockout. Je nach Retail-Präsenz kann dies im ersten Jahr weitere 50.000 € bis 200.000 € kosten.

Die Berechnung des Sicherheitsbestands

Die meisten setzen Sicherheitsbestände nach Bauchgefühl („2 Wochen Vorrat“). Hier ist die tatsächliche Formel:

Hier ist die tatsächliche Formel:

Sicherheitsbestand = (Max. Tägl. Absatz \Max. Lieferzeit) - (Durchschnittl. Tägl. Absatz \Durchschnittl. Lieferzeit)

Beispiel: Ihr Produkt verkauft im Schnitt 50 Einheiten/Tag, in Spitzenwochen aber 75. Die Lieferzeit beträgt meist 30 Tage, schwankte aber zwischen 25 und 40 Tagen.

• Max-Szenario: 75 Einheiten/Tag × 40 Tage = 3.000 Einheiten benötigt

• Durchschnitt-Szenario: 50 Einheiten/Tag × 30 Tage = 1.500 Einheiten benötigt

• Sicherheitsbestand: 3.000 - 1.500 = 1.500 Einheiten

Dieser Puffer schützt Sie vor Nachfragespitzen und Variabilitäten in der Lieferkette.

„Aber das ist teuer im Lager“, werden Sie denken. Rechnen wir nach:

• Jährliche Lagerhaltungskosten des Sicherheitsbestands: 1.500 Einheiten × 20 € COGS × 25 % Kapitalkostensatz = 7.500 €/Jahr

• Kosten eines einzigen Stockouts: 62.000 €

Sie könnten 8-mal pro Jahr out-of-stock gehen, bevor die Lagerkosten des Sicherheitsbestands die Kosten des Fehlbestands übersteigen.

Die Meldebestands-Formel (Reorder Point)

Wann man nachbestellt, ist so wichtig wie die Menge des Sicherheitsbestands.

Meldebestand = (Durchschnittl. Tägl. Absatz \times Lieferzeit) + Sicherheitsbestand

Beispiel:

(50 × 30) + 1.500 = 3.000 Einheiten

Sobald Ihr Bestand auf 3.000 Einheiten fällt, bestellen Sie. Nicht, wenn jemandem auffällt, dass es knapp wird. Wenn der Lieferant unzuverlässig ist, erhöhen Sie den Sicherheitsbestand.

Die Mathematik lügt nicht, ein unzuverlässiger Lieferant kostet Sie entweder Stockouts oder exzessive Lagerkosten.

Die Entscheidung über das Service-Level

Hier ist der Teil, den die meisten überspringen: Sie müssen sich für ein Ziel-Service-Level entscheiden. Dies ist der Prozentsatz der Nachfrage, den Sie decken wollen, ohne dass es zu einem Stockout kommt.

Aber nicht alle Produkte verdienen das gleiche Service-Level. Hier wird die ABC-Klassifizierung kritisch.

ABC-Klassifizierung:

• A-Artikel: Top 20 % der SKUs, die 80 % des Umsatzes generieren

• B-Artikel: Nächste 30 % der SKUs, die 15 % des Umsatzes generieren

• C-Artikel: Verbleibende 50 % der SKUs, die 5 % des Umsatzes generieren

Ihre Service-Level-Ziele sollten die Bedeutung des Produkts widerspiegeln:

• 90 % Service-Level = ~36 Stockout-Tage pro Jahr (C-Artikel)

• 95 % Service-Level = ~18 Stockout-Tage pro Jahr (B-Artikel)

• 98 % Service-Level = ~7 Stockout-Tage pro Jahr (A-Artikel)

Jeder Prozentpunkt erfordert mehr Sicherheitsbestand basierend auf dem Z-Wert – einem statistischen Maß dafür, gegen wie viele Standardabweichungen vom Mittelwert Sie sich absichern wollen.

Betrachten Sie es als Ihr „Vertrauensniveau“: Ein höherer Z-Wert bedeutet, dass Sie sich gegen extremere Szenarien (Nachfragespitzen oder Verzögerungen) absichern, was jedoch mehr Lagerbestand erfordert.

Formel: Sicherheitsbestand = Z-Wert × √Lieferzeit × Standardabweichung der Nachfrage

Für 90 % Service-Level: Z-Wert = 1,28

Für 95 % Service-Level: Z-Wert = 1,65

Für 98 % Service-Level: Z-Wert = 2,05

Wenn Ihre Standardabweichung der Nachfrage 15 Einheiten/Tag beträgt und die Lieferzeit 30 Tage ist:

90% (C-Artikel): 1.28 × √30 × 15 = 105 Einheiten Sicherheitsbestand

95% (B-Artikel): 1.65 × √30 × 15 = 135 Einheiten Sicherheitsbestand

98% (A-Artikel): 2.05 × √30 × 15 = 168 Einheiten Sicherheitsbestand

Die Differenz zwischen 90 % und 98 % beträgt 63 Einheiten, deren Lagerung jährlich 315 € kostet ($63 \times 20 € \times 0,25$).

Angesichts der Tatsache, dass ein einziger Stockout 62.000 € kostet, ist die zusätzliche Investition in höhere Service-Level für Ihre A-Artikel eine absurd günstige Versicherung.

Was Sie jetzt tun sollten

1. Berechnen Sie Ihre tatsächlichen Stockout-Kosten mit der obigen Formel für Ihre Top 20 % SKUs (A-Artikel).

2. Klassifizieren Sie Ihr Inventar in A-, B- und C-Kategorien und legen Sie entsprechende Service-Level-Ziele fest.

3. Prüfen Sie Ihre Händlerverträge auf OTIF-Strafen, Chargeback-Bedingungen und WKZ-Rückforderungsklauseln.

4. Richten Sie automatisierte Meldebestands-Warnungen in Ihrem Warenwirtschaftssystem ein.

5. Integrieren Sie dies in Ihre Cashflow-Planung – Sicherheitsbestand ist eine Investition, kein verschwendetes Inventar.

6. Auditieren Sie die Handelsabzüge (Trade Deductions) der letzten 6 Monate. Viele Marken zahlen seit Monaten Stockout-Strafen, ohne die Punkte zu verbinden.

Das Ziel ist nicht, niemals out-of-stock zu sein (das ist ohne unendliches Inventar unmöglich). Das Ziel ist es, bewusste Entscheidungen über das Risiko zu treffen, das Sie bereit sind zu akzeptieren – basierend auf Mathematik statt Hoffnung.

Zusammenfassung der Kernformeln

• Entgangener Umsatz = Tägl. Absatz × Tage OOS × Preis

• Verlorener Bruttogewinn = Entgangener Umsatz - (COGS pro Einheit × Verlorene Einheiten)

• Verlorene Kunden = Täglich aktive Kunden × Abwanderungsrate

• Verlorener LTV = Verlorene Kunden × (Kauffrequenz × Jahre × AOV × Marge)

• Sicherheitsbestand = (Max. Absatz × Max. Lieferzeit) - (Avg. Absatz × Avg. Lieferzeit)

• Meldebestand = (Avg. Absatz × Lieferzeit) + Sicherheitsbestand

• Lagerhaltungskosten (jährlich) = Bestandswert × 25 %

Out-of-Stock Kostenrechner

Wir haben einen einfachen Rechner erstellt, mit dem Sie Ihre eigenen Zahlen eingeben können, um zu sehen, was Stockouts Sie tatsächlich kosten.

Disclaimer

Alle Daten und Berechnungen in diesem Artikel sind zur Veranschaulichung vereinfacht. Tatsächliche Ergebnisse hängen vom Produktmix, den Margen, dem Serviceniveau und der Supply-Chain-Struktur des jeweiligen Unternehmens ab.

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